近年、人工知能（AI）は、マーケティングと、広告の世界を完全に変えています。 大きなデータを利用できることによって、大量の結果を分析することができたり、購入や検索パターンを検出することができるのです。
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仮想メールアシスタントを使って仕事をスムーズに進める方法
AIを上手に使用すると、今まで以上に、仕事を能率よく進めることができるようになるでしょう。AIを搭載した仮想メールアシスタントは、今日のビジネスにおいて、絶対に利用したいツールのひとつです。そこで、ここでは、仮想メールアシスタントを使って、仕事をスムーズにする方法をご紹介していきましょう。
連絡先を自動更新する
メールアドレスなどの連絡先が、3ヶ月以内にどう変化するかを見ると、平均で40％以上の連絡先が変更されています。変更された、連絡先を自動的に更新できるツールがあれば、無駄な時間と、費用を大きく節約することができるでしょう。
「Evercontact」は、メールの署名から直接取得した、連絡先情報でアドレス帳を更新するツールです。このツールは、Gmail、Outlook、Office 365で動作します。NLP(自然言語処理)と呼ばれるAIによって、新しい連絡先を作成し、古い連絡先を更新することが可能です。
さらに、「ContactRescue」と呼ばれるメールアーカイブを、最新のアドレス帳に、変換する追加機能も利用することができます。名前、役職、メールアドレス、電話番号、住所などをメールから引き出すことができるため、見込み客リストなどの作成に最適なツールです。
自動で会議のスケジュールを調整する
仮想メールアシスタントを利用することによって、スケジュール調整を自動で行うことができます。学習機能で利用者の好みを学び、時間の経過とともにより便利に働くことが可能です。
「x.ai」は、AIとNLPを搭載した仮想メールアシスタントで、すべてのスケジュール調整を行うことができます。
たとえば、早朝の会議をスキップすることができない場合、x.aiはこれを確認してくれます。そして、別の日に会議を調整することが可能です。メンバー全員を同じページに入れることで、スケジュール調整の苦労を回避し、より必要な作業に時間を費やすことができるでしょう。
上記の画像からわかるように、プロセスはかなりシンプルです：
・会議の依頼を受け取りました
・Maryに返信、(Amyへはccで送信)します
・Amyが可能な時間枠で顧客にメールを送ります
・顧客からはおそらく、 「Xは都合が悪いですが、Yは大丈夫」のような返信がきます
・Amyは、すべての関係者に会議招待状を送ります
というように、メールを使ってシンプルに、会議のスケジュール調整が可能になるでしょう。
パーソナライズされたフォローアップメール
仮想メールアシスタントは、顧客の購入行動を分析して、購入する可能性の高い商品デーダーを予測します。そして、電子商取引(e-コマース)で役立つパーソナライズ(個人向けに作成したもの)された、フォローアップメールを、送信することができるのです。
たとえば、ニュースレターを作成する時に、商品を選ぶ必要がなく、その過程をすべて行ってくれます。顧客がサイトで新しい商品を検索すると、それに基づいてニュースレターを作成するのです。さらに、以前に購入した商品とよく似た商品を、選んで送ることも出来ます。スキンケアなどの、定期的に購入する商品においては、パーソナライズされたメールも、作成することが可能です。
メールを用途ごとに並び替えたり、分類する
メールをスマートに並べ替えることによって、今まで応答にかかっていた時間を、節約することが出来ます。すべてのメールを並べ替えることによって、優先度が低いメールと認識したものを、分類するため、メールを開く時間を節約することができるのです。
「Pega Intelligent Virtual Assistant for Email」は、NLPを使用してメッセージと、送信者の意図を理解し、自動的にメールを分類します。
「Pega Intelligent Virtual Assistant for Email」は、次のことが可能です：
・人間のことを理解する：メールは、あらかじめ作られた形式である必要はありません。目的、文脈を理解し、メッセージの長さや構造に関係なく、重要な情報を自動的に導くことができます。
・優れた仕事：情報の変更など、今まで時間がかかっていた作業を、チームの一員として行うことが可能です。重複して時間がかかるタスクが軽減できるので、より重要なタスクに集中することができます。
・常に学習する：全てのメールは保存され、アルゴリズム(コンピュータのプログラムに適用可能な手段)を使って、フィードバックすることが可能です。今までのようなメール処理ツールとは、全く違った仕事が可能になります。
・顧客を理解する：今までのやりとりや、好みを含む顧客の特徴を、保持することが可能です。
まとめ
ここでは、仮想メールアシスタントを使って、仕事をスムーズにする方法を見てきました。「仮想メールアシスタント」という言葉を、聞いたことがなかったという人も多いかもしれません。これら最新のツールを利用することによって、今まで以上に時間を節約し、より必要で、重要な業務に取り組むことが可能になります。
ここで、ご紹介したことを参考にして、ぜひ仮想メールアシスタントを、あなたのビジネスでも導入してみてはいかがでしょうか。