時間を節約し、一日をより有意義に過ごしたいと考えているなら、ぜひ今からご紹介する中小企業が少ない時間で、ビジネスを成功に導く9のステップを参考にしてください。
1,290人の中小企業オーナーを調査した統計をみると：
・中小企業オーナーの83％は、しっかり管理されたオフィスを持つことが、ビジネスに不可欠なことであると考えています
・中小企業オーナーの63％が、オフィスはビジネスの収益性と相関していると考えています
目次
1.ビジネス空間を整理する
あなたのオフィスは、きちんと整理されていますか？ 仕事の効率を上げたいと考えているのなら、オフィスを整理整頓することから始めましょう。 職場環境は、生産性に直接影響を及ぼすと考えられています。調査によると、整理整頓されていない環境は、仕事に集中する能力を侵害する可能性があることがわかりました。
以下の簡単な手順で、オフィスを整理することができます：
・コンピュータのデスクトップを整理しましょう。きちんと整理されたコンピュータ画面は、意欲的で創造的な気分になります。数日おきに、不要なファイルを削除し、新しいファイルを関連フォルダに移してください。
・Evernoteなどの書類を、統合させるツールを使用しましょう。Evernoteは、スマートフォンやパソコンから、簡単にドキュメントを記録、整理、共有することができるツールです。たとえば、スマートフォンで文書をスキャンすると書類の管理が楽になり、余分な紙も減らすことができます。さらに、Shoeboxedは、オンラインツールと同期したり、データを一緒に管理することができるので、データーを探す余分な時間を節約することが可能です。
・オフィスに共用スペースを設置しましょう。郵便物など、新しく受け取った書類などを、管理するスペースを作ると便利です。たとえば、請求書などの定期的に受け取る重要書類は、ファイルオーガナイザを設置し、ファイルに優先順位を付けると書類が管理しやすくなります。
・机の上を整理しましょう。毎週金曜日の終わりに、10分使って机をきれいに整えてください。書類を指定された場所に置いたり、ごみを捨てたり、汚れたコップを台所に持っていくなど身の回りをかたずけましょう。月曜日にオフィスへ出勤したとき、新鮮な気分で始めることができます。
2.翌日の予定リストを書く
予定リストは、ビジネスにおいて、とても便利に活用することが可能です。しかし、日頃から予定リストをフォローしている人はあまり多くありません。
予定リストを利用するヒント：
・完了する必要があるすべてのものを、書き留めましょう。（特定の順序ではなく、思いついたことを書きます）
・同時、または同じ時期に、完了することができるタスクをグループ化します。
・優先順位に従って、リストの番号付けをして、必要に応じて並べ替えましょう。量の多いタスクは、品質の高いタスクよりも重要であると考えてしまいますが、実際にそうとは限りません。
・大まかな「やることリスト」の下に、細かい「やることリスト」を作成します。特定のプロジェクトが終わるように設定する事で、作業がスムーズになるでしょう。
・タスクが完了したら、チェックをします。チェックを付けて、リストを視覚的に表示すると、達成感を感じるのです。リストは、紙とペンだけでもできますが、外出先でも管理できるように、クラウドベースのアプリを使用すると便利でしょう。
3.時間を決めてメールを開き、すぐに対応する
メールは、たまに仕事を妨げてしまうことがあります。メールを読んで後で応答をするのではく、受信トレイを毎日（朝と午後）に1〜2時間だけチェックをして、メール応答をするようにしましょう。これにより、作業が中断されることがなくなり、他の業務がスムーズに進みます。
4.バーチャルアシスタントを雇う
日常的に繰り返し行う仕事は、忙しいあなたにとって、時間を無駄に費やしていると感じることもあることでしょう。そんな方には、バーチャルアシスタント（VA）が便利です。 VAは、手頃な価格で、リモートでの作業を依頼することができます。
たとえば、プレゼンテーションの作成や、セミナー会場の予約など色々な業務を依頼することが可能です。さらにVAは、クライアントとコミュニケーションを取ったり、戦略的な意思決定にいたるまで、必要なものだけを処理することができます。 ビジネスを成長させるために、重要なことだけに時間を使いましょう。
5.顧客サービスを仮想化する
近年、AI(人工知能)が中小企業に、多く活用されていることをご存知ですか？Chatfuel、Botsifyは、顧客からの問い合わせを自動化することができるツールです。たとえば、Chatfuelを使うと、Facebookメッセンジャーからの問い合わせに対して、あらかじめ設定した回答に自動で答えてくれます。
6.すべてのツールをクラウドで統合する
これまでに、コンピュータが壊れて、重要なファイルが失われた経験がありますか？外出先や会議中に、スプレッドシートが必要でしたか？ パソコンからスマートフォンまで、すべてのデバイスとファイルを同期させると、とても便利です。
クラウドでファイルを取得することで、いつでもどこでも、安全にアクセスすることができます。 Dropboxや、Googleドライブなどのようなクラウドで使えるものは、82％もの企業に使用されているとても便利なツールです。
7.オンライン会計ソフトにアップグレードする
クラウドで管理できる会計ツールは、簡単に財務の処理ができます。モバイルアプリを通じて、いつでもどこでも、あなたのアカウントを調整することができるので、時間を大きく節約することができるでしょう。
8.あなたの時間を管理する
多くの人が、時間の管理に苦労しています。しかし、それがうまくいくと、1日の内で、有意義な時間を見つけることができるようになるでしょう。1日の限られた時間を、しっかり管理することによって、業務をスムーズに行うことができます。
時間の管理を向上させること：
・朝の通勤中に、少し仕事をしてください。公共交通機関を利用している場合は、オフィスに着く前に、受信トレイ内の不要なメールを削除したり、作業中のプロジェクトについて調査したりすることができます。公共交通機関を使用せずに車を運転する場合は、Bluetoothに接続して、作業をすることも可能です。
・人間は、2〜3時間集中して作業を行うと、生産性が低下します。その都度、5分から15分の「休憩」をとると、精神的な鋭敏さと、集中力を向上することができるのです。 休憩時間には、オフィスの周りを歩いたり、スナックを食べたり、ゲームをしたりして気分転換をしましょう。数時間同じ体勢で座っていると、不快感を引き起こし、作業に集中できなくなる可能性があります。
また、課題に集中できないときに別の課題に進み、前の課題を未完了のままにする傾向があるので、この循環的な影響は未完成のプロジェクトにつながってしまうのです。
・タスクを自動化しましょう。Calendlyは、会議のスケジュールを自動化することができるので、貴重な時間を節約することが可能です。
9.連絡先管理を改善する
中小企業にとって顧客、見込み客、支払いなど重要な情報を管理することは、大きな課題となっていることでしょう。そこで、Infusionsoftのような、顧客関係管理（CRM）アプリケーションを使用すると、顧客管理をスムーズにすることができます。
まとめ
ここでは、中小企業が少ない時間で、ビジネスを成功に導く9のステップをご紹介してきました。ビジネスの成功を手に入れるためには、まず身近なことを整理し、気持ちをリフレッシュすることによって、仕事の能率を上げることが出来ます。ここでご紹介してきたことを試して、あなたの貴重な時間を、ビジネスの成長に繋げてください。